PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Bidang Penyelenggaraan Kearsipan

 

Fungsi :

1.    Koordinasi penyelenggaraan kearsipan;

2.    Penyiapan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia kearsipan;

3.    Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan kearsipan;

4.    Pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;

5.    Pelaksanaan sosialisasi kearsipan;

6.    Perencanaan, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan;

7.    Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengawasan kearsipan;

8.    Melaksanakan perencanaan program pengawasan kearsipan;

9.    Melaksanakan audit kearsipan;

10. Melaksanakan penilaian hasil pengawasan kearsipan;

11. Melaksanakan monitoring hasil pengawasan kearsipan;

12. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip dinamis;

13. Pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip dinamis;

14. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip statis;

15. Pelaksanaan usulan pemusnahan dan akuisisi arsip;

16. Pelaksanaan pengolahan arsip; dan

17. Pelaksanaan preservasi arsip.

 

1.1     Seksi Pembinaan Kearsipan

 

Tugas :

a.    Melaksanakan perencanaan, bimbingan dan konsultasi penyelenggaraan kearsipan pada perangkat daerah, perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisai politik dan masyarakat dan lembagakerasipan daerah kabupaten;

b.   Melaksanakan sosialisasi dan penyuluh kearsipan pada perangkat daerah, perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik masyarakat, dan lembaga kearsipan daerah kabupaten;

c.    Melaksanakan pemantauan, supervisi dan evaluasi pelaksanaan kearsipan pada perangkat daerah, perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan masyarakat, dan lembaga kearsipan daerah kabupaten.

d.   Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan konsultasi, dan pengendalian di bidang perencanaan kebutuhan jabatan fungsional arsiparis di daerah, serta bimbingan dan konsultasi SDM kearsipan, pengelolaan data, evaluasi fungsi dan tugas jabatan fungsional arsiparis.

 

1.2     Seksi Pengawasan Kearsipan

 

Tugas :

a.    Melaksanakan perencanaan pengawasan kearsipan pada perangkat daerah;

b.   Melaksanakan audit kearsipan pada perangkat daerah;

c.    Melaksanakan penilaian hasil pengawasan kearsipan pada perangkat daerah;

d.   Melaksanakan monitoring hasil pengawasan kearsipan pada perangkat daerah;

e.    Melaksanakan perencanaan pengawasan kearsipan pada perusahaan, dan organisasi kemasyarakatan / organisasi politik;

f.    Melaksanakan audit kearsipan pada perusahaan, dan organisasi kemasyarakatan / organisasi politik;

g.   Melaksanakan penilaian hasil pengawasan kearsipan pada perusahaan, dan organisasi kemasyarakatan / organisasi politik;

h.   Melaksanakan monitoring hasil pengawasan kearsipan pada perusahaan, dan organisasi kemasyarakatan / organisasi politik; dan

i.     Melaksanakan perencanaan, audit kearsipan, penilaian dan monitoring pengawasan penyelenggaraan kearsipan kepada desa/ kelurahan atau yang disebut dengan nama lain yang sama.

 

1.3     Seksi Pengelolaan Kearsipan

 

Tugas :

a.    Melakukan pembinaan kepada unit pengolah dalam menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan;

b.   Menyediakan, mengolah, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik;

c.    Melakukan pemeliharaan arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif;

d.   Melakukan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif;

e.    Melakukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahan daerah;

f.    Melaksanakan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip;

g.   Melaksanakan persiapan penetapan status arsip statis;

h.   Mengusulkan pemusnahan arsip;

i.     Melaksanakan persiapan penyerahan arsip statis;

j.     Menerima fisik arsip dan daftar arsip;

k.   Melaksanakan penataan informasi arsip statis;

l.     Melaksanakan penataan fisik arsip statis;

m.  Menyusun guide, daftar, dan inventaris arsip statis;

n.   Melaksanakan penyimpanan, pemeliharaan, dan perlindungan arsip statis;

o.   Melaksanakan perawatan dan perbaikan arsip statis serta penyelamatan arsip statis akibat bencana;

p.   Melaksanakan alih media dan reproduksi arsip statis; dan

q.   Melaksanakan pengujian autentisitas arsip statis.